Arrow BackTerug

'Nee' is niet het tegenovergestelde van 'ja'.

June 3, 2021

"Nee zeggen tegen iets is op een dieper niveau 'ja' zeggen tegen iets anders. 'Nee' is niet het tegenovergestelde van 'ja', het komt eruit voor." - Omdenken, 2019

Het cluster Waterveiligheid van de afdeling Waterveiligheid en Wegen had mij in eerste instantie voor drie maanden nodig. Of ik van vijf draaiboeken één werkproces kon maken met behulp van de RASCI-methode en Mavim software? Tuurlijk!

Inmiddels zijn we zeventien maanden verder en ben ik verantwoordelijk voor twaalf processen van meerdere clusters op de afdeling. Ik zal je vertellen hoe dat zo is gekomen. Klein tipje van de sluier: ik vind het moeilijk om 'nee' te zeggen...

RASCI-methode

Even kort over de methode die ik gebruik. RASCI staat voor:

  • R. Responsible. Verantwoordelijk voor de uitvoering;
  • A. Accountable. Eindverantwoordelijk, degene die bevoegd is goedkeuring te geven over het resultaat (vetorecht);
  • S. Supportive. Ondersteunend, degene die meewerkt aan het resultaat;
  • C. Consulted. Deze persoon wordt voorafgaand aan beslissingen geraadpleegd;
  • I. Informed. Deze persoon wordt alleen geïnformeerd, speelt verder geen actieve rol.

Dit is dus een hulpmiddel om verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een organisatie op een zeer eenvoudige manier in kaart te brengen. Ik gebruik Mavim software om het proces visueel te maken. Dat programma was voor mij destijds nieuw terrein, maar gelukkig pak ik snel dingen op.

Mijn opdracht begon bij het doorspitten van de draaiboeken voor hoogwaterscenario's in verschillende gebieden. In zo'n draaiboek staat in vier verschillende fases beschreven wat je moet doen bij hoogwater, van 'alert' tot 'alarm'. Best belangrijk dus.

Frisdoener in actie

Mijn volgende opdracht was het evalueren en verbeteren van de werkprocessen van het cluster Waterveiligheid. Met verloop van tijd kwam er steeds meer bij, ook van andere clusters. Het grotere doel was om niet alleen inzicht te krijgen, maar ook daadwerkelijk efficiënter te werk te gaan en meer aansluiting te krijgen op de praktijk. Hiervoor zijn we de PDCA-methode gaan toepassen - hoewel de organisatie er mee bekend was, werd dit proces in praktijk nog niet echt toegepast of getoest. PDCA staat trouwens voor plan,do, check, act, misschien heb je er al eens van gehoord?

Het is een veelgebruikte methode om kwaliteit in een proces centraal te laten staan. Vanuit Fris Vooruit zijn we altijd op zoek naar werkmethodes die iteratief en bottom-up zijn, in plaats van lineair en top-down. Door eerst met de RASCI-methode inzichtelijk te krijgen wat het werk precies is en wie nou eigenlijk wat doet of zou moeten doen (bottom-up), kun je vervolgens met PDCA stapsgewijs veranderen (iteratief).

Nee = ja zeggen tegen iets anders

De quote 'nee' is niet het tegenovergestelde van 'ja' is niet alleen op mij, maar ook op mijn werk van toepassing: dagelijks komen er legio situaties voor waarin je een keuze moet maken en prioriteiten moet stellen in je werk. Binnen het cluster was behoefte aan focus en verlaagde werkdruk, door de werkvoorraad en de processen in kaart te brengen, hielp ik hen in essentie 'nee' te zeggen tegen taken en verantwoordelijkheden die beter bij iemand anders belegd kunnen worden. Via audits en evaluaties (PDCA) leren we stapsgewijs wat het beste werkt.

Het verder opbouwen van het kwaliteitsmanagement

Een proces is pas compleet als er ook KPI's, risico's met beheersmaatregelen en bijbehorende werkinstructies/-documenten zijn toegevoegd. Samen met de managers werk ik verder aan het opbouwen van het kwaliteitsmanagement, zoals het opstellen van de KPI's. Ook blijf ik continu op zoek naar tools die kunnen helpen bij een beter verloop van processen. Zo is sindskort (opnieuw) het gebruik van een digitale jaarkalender in het leven geroepen.

Lesson learned

Binnen het cluster zorg ik voor structuur door initiatief te nemen en proactief te zijn. Wat ik eigenlijk al wist en opnieuw door mij werk is bevestigd: ik vind het moeilijk om 'nee' te zeggen. Ik heb zelf het initiatief genomen om het proces, met hulp van mijn collega's, beetje bij beetje in kaart te brengen en mijn opdracht steeds groter te maken. Nu is het aan mij om juist wat vaker 'nee' te zeggen, mijn verantwoordelijkheidsgevoel en licht perfectionistische trekjes zitten dat soms in de weg.

Maar soms is 'nee' zeggen essentieel; het is een vorm van goed voor jezelf zorgen. Ook in je werk!

'Nee' is niet het tegenovergestelde van 'ja'.